במציאות בה על כל שלושה עסקים שנפתחים בתחום המסעדנות, שניים נסגרים, הקמה של בית קפה הפכה לפרויקט הטומן בחובו אתגרים רבים. פרט לבחירת המיקום והעיצוב, ניצבות יכולות הניהול שעשויות להכריע את הכף בכל הנוגע להצלחתו של העסק.

 כשמדובר בבתי קפה, הניהול כולל מספר אלמנטים ביניהם – כוח אדם, שירות הלקוחות, ניהול הזמנות, מלאי ועוד. מהסיבה הזו, ישנה חשיבות יתרה לבחירת המערכת שתנהל את אבי העורקים של העסק – הקופה.

כיום האפשרויות בשוק רבות ומגוונות ולכן לבחירתה של הקופה ישנה חשיבות מכרעת. מכאן, שקופות רושמות ממוחשבות הן פתרון שעשוי להיות אפקטיבי עבור התשתית הניהולית של בית הקפה שלכם. אז אילו נקודות חשוב שיהיה לכם בקופה כדי שתוכלו לנהל את העסק ביעילות? תוציאו דף ועט ותרשמו.

בניית מסכי תפריט מורכבים

 התפריט הוא כרטיס הביקור של המוצרים והשירותים שאתם מספקים. ככל שאתם מציעים לקהל תפריט עשיר ומורכב, כך גם עולה החשיבות שבממשק ניהול שיכול להרכיב מסכים שונים הכוללים אפשרויות בחירה או כאלו  המאפשרים נגישות לחלקי התפריט השונים.

 החשיבות העיקרית, שבקיומו של ממשק בעל מסכים רבים, הוא מתן אפשרות ללקוח לבקש להסיר מרכיבים מסוימים או להעביר בקשות למטבח בנוגע לאלרגנים שונים. כמו כן, מסכים אלו מאפשרים לייעל את השירות באמצעות שליחת בון של המנה הראשונה או המשקאות לפני יתר ההזמנה, בניית מבצעים ובניית אפשרויות לארוחות עסקיות או ארוחות בוקר.

ניהול סחורה והזמנות

אחת העלויות העיקריות בכל בית קפה ומסעדה הוא ה – "food cost" הוצאה של העסק על חומרי גלם בהיקף שנע בין 30%-40% מסך ההוצאות של בתי הקפה. לכן, שליטה ברכיב העלויות באמצעות הפקת דוחות, היא פונקציה של קופות רושמות ממוחשבות שמהוות רכיב חיוני בניתוח התפעולי של העסק.

דוחות אלו מופקים, באמצעות הזנת הסחורות מהספקים, ניהול עצי מוצר, רישום הפחת של מכונות הקפה ועוד. תמונת המצב שמעלים הדוחות הללו מאפשרת לבעל העסק להיות עם האצבע על הדופק בכל רגע נתון.

ניהול כוח האדם

המלצרים, הבריסטות, הטבחים ושוטפי הכלים – למרות תרומתם להכנסות באמצעות השירות או הכנת המנות, הם עדיין מהווים הוצאה של כמה עשרות אלפי שקלים בכל חודש.

 לכן, שימוש בקופה חכמה שביכולתה להפיק דוחות על זמני העבודה של הצוות, יחס עובדים לשעה ולהכנסה, מהווה כלי בקרה יעיל על הוצאות העובדים.  כמו כן, ביכולתן של קופות מהסוג הזה להוציא תמונת מצב בכל הנוגע לעלויות העסקת העובדים מה שמאפשר בקרה יעילה אף יותר.  

ניהול השירות

לא משנה כמה חרטתם על דגלכם לתת את השירות הכי טוב בעולם המסעדנות, ימים עמוסים בהזמנות, עשויים לגרום לחוסר תשומת לב שיהפוך לבסוף לאיבוד לקוחות.

על כן, פרט להכשרת הצוות וויסות העומסים, ישנה פונקציה הקיימת בקופות רושמות ממוחשבות ובה התראות לגבי זמן ההמתנה של הלקוח.

ניהול השירות, לא מסתכם רק בהמתנה של הלקוח לאוכל שהזמין או משך הזמן שעבר מהרגע שהתיישב בבית הקפה שלכם ועד להזמנה, אלא כולל גם  אלמנטים נוספים הנוגעים לשירות. בין אלו, ניתן למצוא ניהול של מבצעים והטבות, רישום במועדון הלקוחות והנחות מיוחדות במסגרת השירות שניתן במקום.

 הקופות החכמות אמנם פרצו לעולם הקמעונאות לפני מספר שנים והפכו לחלק בלתי נפרד מבתי עסק רבים. אולם, בעולם המסעדנות שספג אבדות קשות, ניהול נכון של בית קפה הוא גם קו החיים שלו. לכן,  אל תתפשרו כי מה שעובד לסטארבקס יעבוד גם לבית הקפה שלכם – באחריות!